Política de Tratamiento de Datos

Políticas de Tratamiento de Información

PROCOLSESA AGENTE DE SEGUROS LTDA

Las presentes políticas aplicarán para el manejo de la información personal que sea utilizada y/o se encuentre en las bases de datos de la compañía PROCOLSESA AGENTE DE SEGUROS LTDA, quienes actúan en calidad de responsables del tratamiento de esos datos personales.

Disposiciones Normativas

De conformidad con lo establecido por la legislación vigente en materia de Habeas Data, específicamente la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, PROCOLSESA AGENTE DE SEGUROS LTDA informa sus políticas de tratamiento de la información recolectada y los mecanismos adoptados para su protección.

El artículo 15 de la Constitución de la Republica de Colombia establece que cualquier persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en bancos de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tengan datos personales de terceros respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.

La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural. El literal k) del artículo 17 de dicha ley obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la citada ley y en especial para la atención de consultas y reclamos.

De conformidad con la ley 1273 de 2009 incurre en el delito de violación de datos personales quien “sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compila, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes”.

 

PROCOLSESA AGENTE DE SEGUROS LTDA está comprometida con el respeto y garantía de los derechos de los usuarios, empleados y terceros en general. Por eso adopta el siguiente manual de políticas y procedimientos de tratamiento de Información, de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucren, total o parcialmente, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y transferencia de esa información siendo de obligatorio y estricto cumplimiento para PROCOLSESA AGENTE DE SEGUROS LTDA en calidad de responsable, así como de terceros que obran en nombre de la misma o que sin actuar en nombre de PROCOLSESA AGENTE DE SEGUROS LTDA tratan datos personales por disposición de esta como encargados.

Tanto el responsable como los encargados, entiéndase empleados, contratistas y terceros deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones y/o actividades aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole. De igual manera, deberán guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.

Definiciones

Para efectos de la interpretación y aplicación de esta política deben tenerse en cuenta los siguientes conceptos:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento de su información personal.

Dato Personal: Cualquier información que directa o indirectamente se refiere a una persona natural y que permite identificarla. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, número de identificación ciudadana, dirección física, dirección de correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud, huella dactilar, salario, bienes, estados financieros, etc.

Dato personal sensible: información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como por ejemplo aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, fotos, videos).

Dato personal público: Es el dato calificado como tal por ley o la Constitución Política o el que no sea privado, semiprivado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público, los datos contenidos en el RUNT o los datos contenidos en el registro público mercantil de las Cámaras de Comercio. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada a personal.

Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato. Ejemplos: libros de los comerciantes (contabilidad), información extraída a partir de la inspección del domicilio, número telefónico siempre y cuando no se encuentre en bases públicas o el salario.

Dato personal semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como entre otros, el dato referente al cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.

Encargado del tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por este o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la ley.

Responsable del tratamiento: Persona que decide sobre la recolección de datos y fines del tratamiento, entre otras. Puede ser, a título de ejemplo, la empresa dueña de las bases de datos o sistema de información que contiene datos personales.

Titular del dato: Es la persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como, entre otros, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.

Transferencia: Envío de datos personales que realiza el Responsable o el Encargado desde Colombia a un Responsable que se encuentra dentro (transferencia nacional) o fuera del país (transferencia internacional).

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional] y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Menores: Hace referencia a los menores de 18 años, y corresponde a los Niños Niñas y Adolescentes.

Accionistas: Toda persona que haya tenido o tenga una inversión en acciones en PROCOLSESA AGENTE DE SEGUROS LTDA.

 

Esquemas para el manejo, tratamiento y seguridad de la información

PROCOLSESA AGENTE DE SEGUROS LTDA cuenta con infraestructura administrativa para asegurar la debida atención de requerimientos, peticiones, consultas, quejas y reclamos relativos a protección de datos, con el fin de garantizar el ejercicio de los derechos contenidos en la Constitución y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información personal; así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales.

Igualmente, PROCOLSESA AGENTE DE SEGUROS LTDA cuenta con procedimientos y herramientas tecnológicas idóneas y fiables para la autenticación de sus usuarios como mecanismo de validación de la identidad del titular como única persona que puede conocer, actualizar, rectificar y suprimir información personal a través de los canales de servicio a saber:

 

-Central de llamadas: previa verificación de la información general del usuario que permita la verificación de su identidad.

-Oficinas y sedes: Atención personalizada previa presentación del documento de identidad original.

 

Todos los canales anteriores cuentan con personal capacitado para el desempeño de sus funciones e igualmente con los sistemas de control necesarios para que las novedades de información personal que los usuarios soliciten queden documentadas y puedan ser objeto de trazabilidad.

Sólo se enviarán los datos personales a las siguientes personas:

 

-Al titular del dato, sus causahabientes o sus representantes legales.

-A las personas autorizadas por el titular del dato.

-A las personas autorizadas por orden judicial o legal.

 

En este último caso, de conformidad con el pronunciamiento de la Corte Constitucional, se procederá de la siguiente manera:

En primer lugar, la entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.

En segundo lugar, con la entrega de la información se le informara a la entidad pública o administrativa que debe cumplir los deberes y obligaciones que le impone la Ley 1581 de 2012 como Responsable del tratamiento. La entidad administrativa receptora debe cumplir con las obligaciones de protección y garantía que se derivan de la citada ley, en especial la observancia de los principios de finalidad, uso legítimo, circulación restringida, confidencialidad y seguridad.

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley o por el titular del dato.

 

Derechos y deberes de los titulares de la información

PROCOLSESA AGENTE DE SEGUROS LTDA se compromete a respetar y garantizar los siguientes derechos de los titulares de los datos:

-Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del titular del dato.

-Conocer el uso que PROCOLSESA AGENTE DE SEGUROS LTDA ha dado a los datos personales del titular.

-Consultar sus datos personales y hacer reclamos para salvaguardar su derecho a la protección de sus datos personales siguiendo las pautas establecidas en la ley y en la presente política.

-Supresión del dato personal cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento por parte de PROCOLSESA AGENTE DE SEGUROS LTDA se ha incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 o a la Constitución.

-Acceder en forma gratuita a sus datos personales. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular. La información deberá ser de fácil lectura y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en las bases de datos o archivos de PROCOLSESA AGENTE DE SEGUROS LTDA.

 

En ningún caso el titular del dato podrá revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos o archivo del Responsable o Encargado.

 

Cuando PROCOLSESA AGENTE DE SEGUROS LTDA recolecte datos personales sensibles, el titular tiene la facultad de responder las preguntas que versen sobre este tipo de datos. PROCOLSESA AGENTE DE SEGUROS LTDA podrá recabar y tratar datos sensibles relacionados con el estado de salud del titular, antecedentes e historial clínico, información sobre estilo de vida y otros datos sensibles necesarios o convenientes para la prestación del servicio.

PROCOLSESA AGENTE DE SEGUROS LTDA en cumplimiento de las normas sobre Protección de Datos Personales, señala el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de los derechos de los titulares de la información.


 

PROCEDIMIENTO:

Generalidades:

Los titulares de datos o sus representantes podrán consultar la información personal del titular que repose en las bases de datos de PROCOLSESA AGENTE DE SEGUROS LTDA. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

El artículo 9 del Decreto 1377 de 2013 señala en su inciso segundo que "La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos".

En aras de facilitar a sus usuarios el acceso a su propia información, PROCOLSESA AGENTE DE SEGUROS LTDA ha establecido canales para realizar consultas y novedades tales como:

-Consulta y actualización de datos personales

-Consulta de autorizaciones de servicio.

-Consulta de facturas de Medicina Prepagada.

-Realización de pagos de Medicina Prepagada.

-Consulta de estado de cartera.

Dichos canales son:

-Central de Llamadas: previa verificación de la identidad del titular con los datos que reposan en ese momento en las bases de datos corporativas.

-Oficinas/Sedes: Atención personalizada previa presentación del documento de identidad original a través de los funcionarios de Atención al Usuario y Asesoría Integral.

En caso de consultas adicionales, o que se considere que la información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes en la protección de las datos, el titular o su representante podrán presentar un reclamo ante PROCOLSESA AGENTE DE SEGUROS LTDA.

 

Vías para la presentación de consultas y reclamos

Dado que toda consulta o reclamo presentada por el titular debe contar con la evidencia de su trámite, PROCOLSESA AGENTE DE SEGUROS LTDA establece como vía para su presentación la forma escrita en carta original radicada en las oficinas y puntos de atención de PROCOLSESA AGENTE DE SEGUROS LTDA a nivel nacional, igualmente será válida la forma escrita a través de correo electrónico. Cuando se presente en la oficina a radicar su consulta o reclamo puede solicitar sello de radicado o comunicarse en dos días hábiles vía telefónica, para conocer su número de seguimiento y el estado de su trámite.

Para el caso de accionistas, las consultas, actualizaciones o reclamos se pueden hacer mediante escrito dirigido a PROCOLSESA AGENTE DE SEGUROS LTDA a la dirección KR 12 # 96 – 81 Oficina 205 en Bogota D.C.

 

Contenido de la consulta o reclamo:

La solicitud debe estar dirigida a PROCOLSESA AGENTE DE SEGUROS LTDA o la empresa respectiva y debe contener como mínimo los siguientes datos:

-Nombres y apellidos del titular.

-Número de identificación del titular.

-Datos de localización del titular.

-Descripción de los hechos que dan lugar a la consulta o reclamo.

-Documentos que considere soportan su consulta o reclamo.

-Medio por el cual desea recibir respuesta.

-Nombre del peticionario, el cual, si es diferente al titular, debe adjuntar los documentos que le permitan actuar en su nombre.

-Firma del peticionario.

 

Tiempos para el trámite de una consulta o reclamo

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al titular o interesado los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, este tiempo no será superior a los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Para los reclamos, si alguno resulta incompleto, se requerirá al titular o interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las falencias identificadas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el titular o interesado presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si PROCOLSESA AGENTE DE SEGUROS LTDA no es la entidad competente para resolver un reclamo, dará traslado del mismo a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles si el nuevo responsable es identificable e informará de la situación al interesado para que pueda hacer seguimiento o identifique claramente la entidad a la cual debe dirigirse.

Una vez PROCOLSESA AGENTE DE SEGUROS LTDA haya recibido el reclamo completo, se marcará el caso en las bases de datos con una leyenda “Reclamo en trámite" y el motivo del mismo, máximo en dos (2) días hábiles y así se mantendrá hasta definir la respuesta.

 

Inconformidad con la respuesta de la consulta o reclamo:

Si no hay conformidad con la respuesta emitida puede solicitar reconsideración directamente a PROCOLSESA AGENTE DE SEGUROS LTDA, cumpliendo nuevamente con los pasos definidos en este procedimiento.

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, el titular o interesado sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante PROCOLSESA AGENTE DE SEGUROS LTDA.


 

Costos del trámite:

El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario o cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, PROCOLSESA AGENTE DE SEGUROS LTDA podrá cobrar al Titular los gastos de envió, reproducción o certificación de documentos.

 

Deberes de PROCOLSESA AGENTE DE SEGUROS LTDA:

-Informar de manera clara y suficiente a los usuarios sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

-Garantizar al usuario, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.

-Informar a solicitud del usuario sobre el uso dado a sus datos personales.

-Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.

-Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la presente política.

-Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

-Actualizar la información cuando sea necesario.

-Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.

-Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales que está autorizado a suministrar a terceros.

-Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

-Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado.

-Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

-Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular.

 

Si PROCOLSESA AGENTE DE SEGUROS LTDA realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:

-Verificar que el Responsable del tratamiento este autorizado para suministrar a PROCOLSESA AGENTE DE SEGUROS LTDA los datos personales que tratara como Encargado.

-Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.

-Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

-Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.

-Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

-Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.

-Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se establece en la presente política.

-Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

-Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el usuario y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

-Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el usuario o facultadas por la ley para dicho efecto.

-Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los usuarios.

-Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

Tratamiento de la información, niveles y medidas de Seguridad.

PROCOLSESA AGENTE DE SEGUROS LTDA podrá conservar los datos personales de los titulares de la información en bases de datos ubicadas en Colombia o en el extranjero, cumpliendo con la finalidad autorizada por el titular de los datos, realizando sus mayores esfuerzos para mantener la información de manera segura, salvaguardando su integridad, veracidad y confidencialidad.

PROCOLSESA AGENTE DE SEGUROS LTDA cuenta con políticas y normas de Seguridad informática, donde uno de los objetivos es lograr que lo información mantenga su disponibilidad, integridad y confidencialidad, también apoyar a PROCOLSESA AGENTE DE SEGUROS LTDA en el cumplimiento de sus obligaciones normativos de protección de la información, tanto de orden legal, como interno.

Todas las medidas de seguridad que tiene PROCOLSESA AGENTE DE SEGUROS LTDA se enfocan a la protección de la información. Estas medidas permiten tener el control sobre que empleados acceden, modifican o cambian, borran, adulteran y/o eliminan la información y/o datos personales, de acuerdo con los perfiles asignados.

 

Frente a la protección de datos personales y/o sensibles PROCOLSESA AGENTE DE SEGUROS LTDA procurara establecer los niveles y medidas de seguridad adecuados que garanticen de una manera razonable la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales conforme lo establezca lo Superintendencia de Industria y Comercio. Dichas medidas de seguridad establecidas serán de estricto cumplimiento para PROCOLSESA AGENTE DE SEGUROS LTDA como para los encargados para el tratamiento de los datos.

PROCOLSESA AGENTE DE SEGUROS LTDA podrá transferir o transmitir, todos o parte de los datos personales de los titulares de la información a cualquiera de las empresas que integran su Grupo Empresarial y demás entidades autorizadas de acuerdo con la legislación colombiana para la realización de actividades y prestación de servicios, así como a sus empleados, contratistas, prestadores de servicio, proveedores, distribuidores y/o asesores, únicamente para efectos de la prestación de los servicios inherentes al negocio o para la ejecución del objeto social de la respectiva empresa, quienes estarán obligados a dar tratamiento a esos datos personales en calidad de responsables de los mismos y conforme a las finalidades y usos previstos en las presentes políticas.

También podrá transferir y/o transmitir sus datos personales a cualquier adquirente de la empresa, así como a cualquier subsidiaria y/o división o negocio de PROCOLSESA AGENTE DE SEGUROS LTDA o cualquiera de las empresas que conforman su Grupo Empresarial.

Aviso de Privacidad

PROCOLSESA AGENTE DE SEGUROS LTDA informa que el aviso de privacidad de tratamiento de sus datos personales puede consultarlo en www.procolsesa.com.

Modificación y/o actualización de la política de protección de datos y manejo de información

Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de la página www.procolsesa.com.

Las comunicaciones se enviarán como mínimo diez (10) días antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma.

Vigencia

La vigencia de estas políticas inicia a partir del 16 de junio de 2017